Status på Corporate Collaboration

Efter att ha varit borta några år från området för samarbete och produktivitet i företagsvärlden har jag nu börjat reflektera. Det är något med detta område som aldrig slutar fascinera och engagera mig … och det finns fortfarande så mycket outnyttjad potential. Vi spenderar alldeles för mycket tid i verktyg utan mätbara resultat, och dessutom krockar verktygsleverantörernas mål ofta med användarnas och företagens mål. Leverantörernas framgång mäts i användare och användning – ju mer tid vi tillbringar i deras produkter, desto gladare är de. Vi som användare och företag vill motsatsen: maximalt värde på så kort tid som möjligt.

Senast jag skrev något om samarbete var i mars 2020 i inlägget ”Remote Work - How to become a remote work company”, precis i början av pandemin. Det var ett inlägg om potentialen med distansarbete, då var ju alla mer eller mindre tvingades jobba hemifrån, och om några tankar kring ämnet.

Så, vad är statusen fyra år senare?

Status quo, skulle jag säga, med undantag för oändligt många online-möten. Det intressanta är att många tror att pandemin accelererade samarbetet. Jag håller med om att distansarbete äntligen accepterades och många företag låter nu sina anställda själva välja var de vill arbeta. Det är fantastiskt, men när det gäller företags samarbete och produktivitet hävdar jag att vi inte gjort samma framsteg. Vi använder betydligt fler verktyg, men är vi verkligen mer produktiva?

Har inget hänt?

Jo, massor av bra saker, men inte bara.

Vi använder [valfritt samarbetsverktyg] hela dagen och allt sker i [verktyg].

Ett vanligt svar jag får när jag frågar användare om de är nöjda med sina verktyg. Låter fantastiskt, eller hur? Men om vi tänker efter, är det bra eller dåligt?

Vad är det väsentliga värdet med samarbets- och produktivitetsverktyg? Vi bör kunna hitta kunskap och expertis snabbare och lösa våra uppgifter samt fatta beslut baserade på bättre information och göra det snabbare. Förmodligen en dåligt formulerad sammanfattning, men ni förstår poängen.

Bra eller dåligt?

Baseras våra beslut på bättre information från experter etc.? Jag skulle säga definitivt ja. Det är definitivt en fördel Verktyg har betydligt minskat barriärerna mellan avdelningar, länder och team. Kollegor och experter är mycket närmare idag än tidigare, och information flödar mycket fritt och öppet inom de flesta organisationer tack vare samarbetsverktyg som Teams och Slack.

Vad är då kostnaden? Om vi spenderar all den tiden i ett verktyg och får bra resultat, måste det mätas hur mycket tid det kostar för att nå dessa mål.

Det knepiga är att inga av verktygen idag tillhandahåller ett sätt att mäta detta. Det vore kontraproduktivt för dem att göra det, eftersom deras huvudsakliga måttstock för framgång är antalet användare och hur mycket tid som spenderas i verktyget.

Det bästa verktyget vore det som effektivt abstraherar expertis och information och hjälper andra att fatta beslut snabbare på rätt information vid rätt tidpunkt.

I grund och botten är detta ett verktyg som används så lite som möjligt, inte så mycket som möjligt. ROI för dessa verktyg är svåra att mäta eftersom verktygsleverantörernas mål krockar med användarnas och företagens mål.

Det är den dåliga delen: vi spenderar alldeles för mycket tid i onödiga online-möten och på nonsens.

Syftet med dessa verktyg är att göra ditt jobb mer effektivt och med högre kvalitet. Det värdet måste vara jämförbart med den tid som går förlorad genom att spendera så mycket tid i verktyg.

Bilden nedan beskriver utmaningen ganska bra samt beskriver den enorma potentialen när processen fungerar. Jag ritade den på min iPad och jag är ingen skisskonstnär på något sätt, så förlåt kvaliteten på skissen. Den är naturligtvis förenklad för att förmedla poängen.

Enkelt uttryckt ska du inte spendera hela dagen i ett verktyg utan mätbara resultat. Du vill vara i "Valuebox"!

Varje meddelande i en [verktyg]-kanal och varje onödigt online-möte tar någon annans tid från andra uppgifter. Varje meddelande/möte måste fylla ett värde. Detta är inte tänkt att ta bort den sociala aspekten som är fantastisk med dessa verktyg och som får dig att känna dig uppkopplad och uppdaterad. De aspekterna är mycket viktiga i en distribuerad värld.

De mjuka delarna (inte verktyget)

Samarbete och produktivitet är fortfarande inte fullt integrerade i våra processer, de är fortfarande bara verktyg.

Det finns enorma produktivitetsvinster som ligger outnyttjade i de flesta företag idag. Fördelarna med distribuerade team i kombination med kontorsarbete måste utnyttjas för att maximera produktiviteten. De flesta företag vet inte ens vad de går miste om när de inte fokuserar tillräckligt på produktivitet och samarbete i denna nya miljö med distribuerade team och nya verktyg. Processer måste uppdateras, team behöver vägledning och ledningen måste agera som föregångsmän/kvinnor.

Sammanfattning

Det är ingen lätt uppgift att lyckas med detta, men min uppfattning är att allt för många företag helt enkelt implementerar verktygen och låter dem flöda fritt inom organisationen. Jag har inget emot”fritt flöde”-tänket, men ibland behövs vägledning i hur verktygen ska användas. För många är beslutet ”Vi fick Microsoft Teams i vårt MS-avtal, låt oss använda det” och det är allt. För många organisationer blir dessa verktyg sedan verktyg där de tror att arbete sker (eftersom användningen är så hög), medan de i verkligheten begränsar produktiviteten.

Om vi tittar på den extremt förenklade skissen jag gjorde, måste vi hitta ett sätt att arbeta på så att vi hamnar i ”Valuebox” och inte i den ”hög användning / låg produktivitet”-delen av skissen. Det är i "Valuebox" riktigt arbete sker.

Få ut maximalt värde av verktygen vi använder, med så lite tid som möjligt spenderad i verktygen.